Rozwiązania Business Process Management pozwalają na optymalizację oraz automatyzację procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Jednocześnie umożliwiają proste dostosowywanie procesów do zmieniających się potrzeb biznesowych oraz monitoring oraz kontrolę aktywności biznesowych.
Identyfikacja oraz ewaluacja procesów biznesowych
Wspierają identyfikację procesów funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Umożliwiają stworzenie architektury oraz mapy procesów biznesowych zawierającej kluczowe procesy funkcjonujące w organizacji oraz ich wzajemne relacje. Pozwalają również na oznaczenie ról biorących udział w realizacji procesu, interesariuszy korzystających z rezultatów wytworzonych przez proces. Pozwalają również na zdefiniowanie celów poszczególnych procesów oraz powiązania ich wprost ze strategią oraz celami strategicznymi i operacyjnymi przedsiębiorstwa. Stworzona mapa procesów wraz diagramami składowane są w repozytorium, w centralnym miejscu dzięki czemu wszyscy zainteresowani mają wgląd w definicję procesów. Zidentyfikowane procesy mogą być oceniane w celu określenia, które wymagają optymalizacji.
Optymalizacja procesów biznesowych
Umożliwiają modelowanie procesów biznesowych oraz ich optymalizację. Istniejące procesy AS-IS modelowane są w postaci diagramów, identyfikacja obszarów do poprawy i wąskich gardeł, analiza istniejących procesów oraz stworzenie modelu zoptymalizowanego dla docelowych procesów TO-BE. Realizowane jest to z wykorzystaniem narzędzi zawierających aplikacje do modelowania wspierające notację BPMN 2.0 (lub w zależności od potrzeb inne notacje).
Automatyzacja procesów biznesowych
BPMS umożliwiają uruchamianie zdefiniowanych procesów biznesowych oraz kontrolę nad tym w jaki sposób procesy są wykonywane. Procesy uruchamiane są zgodnie ze ścieżkami przepływów zdefiniowanymi w diagramach. Składają się z wielu aktywności (zadań), przy czym poszczególne aktywności mogą być:
- automatyczne lub systemowe: uruchomienie funkcjonalności w aplikacjach biznesowych CRM/ERP/REST/WebService…, wysłanie komunikatu do innego systemu/e-mail
- manualne: zadanie zlecana jest człowiekowi, użytkownikom (lub grupie użytkowników/roli) może ukazany być odpowiedni formularz za pomocą którego użytkownik wprowadza informacje, podejmuje decyzje lub weryfikuje informacje powiązane z instancją procesu
Logika sterowania procesami oraz wyboru i przydzielania kolejnych zadań realizowana jest za pomocą reguł biznesowych weryfikujących metadane/atrybuty związane z instancją procesu (badające kontekst procesu). Reguły te podejmują decyzję w szczególności: które zadania mają być realizowane i komu mają być przydzielane.
Monitoring oraz kontrola realizacji
Po uruchomieniu procesu, w każdej chwili właściciele procesu lub osoby do tego upoważnione mają wgląd w stan poszczególnych instancji procesów i spraw. Wszelkie zadania wraz z ich przebiegiem są audytowane, zapisywane są wszelkie aktywności w systemie wraz z ich czasem oraz osobą odpowiedzialną. Możliwe jest również generowanie raportów obrazujących stan realizacji procesu zarówno w postaci zagregowanej jak i szczegółowej. Automatyczne akcje takie jak eskalacje w przypadku przekroczenia terminów czy domyślne akcje, powiadomienia umożliwiają dokładną kontrolę i automatyczny nadzór nad realizowanym procesem.
Archiwizacja oraz generowanie dokumentów
W trakcie realizacji procesu bardzo często zachodzi potrzeba pracy z dokumentami lub generowania dokumentów. BPMS pozwala na tworzenie, edycję dokumentów jak również umożliwia dostęp oraz przetwarzanie dokumentów archiwalnych powiązanych z danym procesem lub sprawą. Wszelkie dokumenty wytworzone w trakcie pracy systemu mogą być składowane w repozytorium.